何気なくとった電話が海外からだった！
今回はそんな時に使える電話応対の定番フレーズをご紹介していきたいと思います。
＜関連サイト＞ スカイプ英会話を探すなら！ | オンライン英会話比較360°
(1)「この人、誰だ！？」と思ったときは？
電話先の相手が思い当たらない時、どうしたらいいでしょう？
自分が知らないだけで重要なお客様かもしれませんし、単に自分が英語を十分に聞き取れていないだけかもしれません。
「どこの誰か」を確認することはビジネスではとても大切なことですが、“Who are you?”(あなた誰？) と唐突に聞くのもちょっと失礼なはなし。そんな時はこのようなフレーズを使うのがいいと思います。
“May I have your name (your company name), please?” (お名前（御社名）を頂けますでしょうか。)
一度では聞き取れなかった場合は“please”を“again”に変えてもう一度確認しましょう。
“I’m sorry, may I have your name (your company name), again?” (すみません。もう一度、お名前（御社名）を頂けますでしょうか。)
筆者は英語の電話にまだ慣れていなかった頃、散々長い間話を聞いて上司に転送したあげく、それは間違い電話だったという苦い失敗があります。
もちろん自分で対応できるのが一番ですが、もしもまだ英語力に自信がないならば、英語の話せる人に対応してもらうのだって解決策のひとつです。
“I’ll get someone who can speak English well. Hold on, please.” (英語が話せる者にかわりますので、少々お待ちください。)
また、どう考えてもこれは間違い電話だなと感じた時は一度問い合わせてみるのもひとつの手段です。
“I’m afraid you have the wrong number.” (申し訳ありませんが、番号をお間違えのようです。)
ただし、職場では自分が相手を知らないだけで重要なお客様かもしれないので間違い電話と決めつけるのも少し危険。
失礼がないようにこのようなすこし遠回しな言い方も合わせて覚えておくといいかもしれません。
“Who would you like to talk to?” (どちらにおかけでしょうか。）
(2) 電話を担当につなぎたいときは？
担当者または担当部署につなぎたいときは、日本語と同じく「○○におつなぎします」と一言添えて保留にすると親切ですね。
“I’ll put you through to the person in charge. Just one moment, please.” (担当者におつなぎします。少々お待ち下さい。)
“I’ll transfer to R&D department. Could you hold for a moment?” (研究開発部へ転送いたします。少々お待ち下さい。)
また担当者がすぐに電話に出られない場合は、そのことを伝えて伝言を受け取るようにすると丁寧ですね。
“I’m afraid he(she) is out of office today.” (申し訳ありませんが、本日外出となっております。)
“I’m sorry, the person in charge is not available now.” (申し訳ありませんが、担当者はただいま席をはずしております。)
“Would you like to leave a message?” (伝言はございますでしょうか。)
“Shall I ask him(her) call you back when he(she) is back?” (戻り次第折り返しお電話するようにお伝えしましょうか。)
伝言を聞いたら、相手の連絡先や伝言の内容について再確認しておくとそのあとの業務がスムーズになりいいかもしれませんね。
“Let me confirm your phone number and your message in case.” (念のため、お電話番号と伝言の内容について確認させてください。)
(3)電話の切り方は？
日本語では電話を切るときに「失礼いたします。」など決まり文句がありますよ。英語でも同じように決まり文句があり、「お電話ありがとうございます。」と伝えるのが一般的です。
“Thank you for calling.” (お電話ありがとうございました。)
また色々と伝言を受けた場合にはこのように一度相手に聞いてみるのも丁寧な対応でいいかもしれません。
“Is there anything I can help you?” (他に何かございますでしょうか。)
さらに状況に合わせてこういう一言を加えてもワンステップアップした自然な会話になると思います。
“I’ll be sure he(she) get your message.” (伝言は確かにお伝えします。)
“I’m looking forward to seeing you soon.” (お会いできるのを楽しみにしています。）
(４)まとめ
電話は相手の表情やジェスチャーも見えないし、回線によっては聞き取りづらかったりして焦ってしまうこともしばしば。
普段だったら知っているフレーズも、突然の展開に焦っている状況ではうまくでてこなかったりもします。
そんな時のためにお決まりフレーズをあらかじめデスクに貼っておくのもいいですね。相手のペースにのまれず、ゆっくりとはっきりと話すことを心がけると、覚えたフレーズもちゃんと出てくると思いますよ。