避けては通れないビジネスメール〜簡潔でスマートな文体を身につけよう

チャットやメッセージなどで英語のコミュニケーションに慣れていても、ビジネスで求められる英語はそれらでは対応出来ません。少々形式張った表現が求められます。場違いな砕けた表現を使ってしまうと信用も落としかねませんので、心して対応すべきです。

文法は正しいにこしたことありませんが、ビジネスメールの場合、言葉遣いが大いに印象を左右します。
オフィシャルな雰囲気を出すために、同じ意味でも堅めの語彙や表現が使われるのが特徴です。
「堅さ」の度合いは経験していくうちに分かって来ると思います。受け取ったメールを読むとき、使われている言葉を普段から意識しておきましょう。

ここでは、日々のビジネスシーンでよくある場面をいくつか想定し、基本的なやりとりをご紹介しますね。

■コミュニケーションの開始、まず自己紹介から

新しい職場に入ったとき職場のメンバーに送る、あるいは新しい担当者として取引先への挨拶に送る自己紹介メールの例文からご紹介しましょう。ビジネスの場ですので、まずは自分がどういう者なのかを簡潔に述べるだけで結構です。

複数の宛名にまとめて送ることになりますので、次のように書き出します。

・職場の同僚に送る場合は「Hello everybody,」など。
・クライアントに送る場合は、担当者名または部署名を◯◯に入れて「Dear ◯◯,」

続いて、自分の名前と所属を書きます。

My name is ◯◯, newly joining this office/△△ company/sales department/accounting team from today.
（今日から、新しくこの職場／△△会社／営業部／経理部に入りました◯◯と申します。）

本文の例は下記の通りです。

I am successor to Mr/Ms.◯◯, will be in charge of △△. 
（◯◯さんの後任として、△△を担当いたします。）
It’s my pleasure to be here.
（ここでご一緒に仕事が出来るのを嬉しく思います。）
I’m looking forward to working with you from now on.
（今後、お仕事をご一緒するのを楽しみにしております。）
I need your assistance, and your support will be highly appreciated.
（どうぞよろしくご指導下さいますようお願い致します。）

メールアドレスや電話番号等の連絡先を記すのをお忘れなく！

Here are my contact details.
（私の連絡先は次の通りです。）

■書類などの発送と受け取り

見積書（Quotation）、請求書（Invoice）、契約書（Contract）等々。書類などの送付／受け取りは即座に始まります。

・発送を依頼する

シンプルに「Please send us ◯◯.」（◯◯をお送り下さい）　で結構です。◯◯の部分には書類やモノの種類を入れて下さい。

必要に応じて次のようなオプションを付けます。

as soon as possible.　（出来るだけ早く）
by 23rd February.　（2月23日までに）
urgently.　（至急）

・こちらから発送する場合の連絡

「I am/We are sending you ◯◯ today.」（本日◯◯を発送いたします。）

下記のようなオプションを後ろに続けることが出来ます。

as agreed.　（お話した通り）
as promised.　（お約束した通り）
as per your request.　（ご要望に従って）

■メール添付に関するやりとり

メール添付でファイルを送るときは、次のような一文を添えます。

Please receive/find ◯◯ as attached.
（添付の通り◯◯をお受け取り下さい。）
I am sending ◯◯ as attached. Please confirm.
（添付にて◯◯をお送りいたします。ご確認下さい。）

先方からのメールに「添付します」とあるものの、添付忘れ・・・？

I’m afraid there‘s no attachment/s. Please check.
（恐れ入りますが、添付が無いようです。ご確認いただけますか。）
Sorry, I forgot to attach the file/s. Please receive.
（申し訳ありません。ファイルの添付忘れです。お受け取り下さい。）

あってはいけないことですが、添付間違いもないとはいえません。

I’m afraid the files you sent seem not correct.　Please check.
（恐れ入りますが、添付ファイルをお間違えのようです。ご確認ください。）
Sorry,　I sent you the wrong files. Please discard/disregard them. I’m sending the correct ones.
（申し訳ありません。誤ったファイルを添付してしまったようです。破棄／無視して下さい。正しいものをお送りします。）

■受け取り連絡の依頼

発送したものが確実に届いたかは確認しておきたいものです。発送の連絡をするときに以下のようにひと言お願いしておくと安心です。

Please let me/us know once received.またはPlease acknowledge the receipt.
（お受け取りになりましたらお知らせ下さい。）
Thank you for ◯◯ just received.
（◯◯を受け取りました。ありがとうございました。）

受け取り連絡のとき、更にひと言添えたい場合の文例を挙げてみますね。

I will check and get back to you as soon as possible.
（早急に確認して折り返しご連絡いたします。）
I’m afraid that the document you sent has no signature.　
（恐れ入りますが、お送り頂いた書類には署名が漏れているようです。）
Please check and send again as soon as possible.
（ご確認の上、早急に再送付願います。）

ちなみに、個人としてコミュニケーションを取る場合の主語はIになるのはもちろんですが、組織として対応する場合は主語をWeにするようにしましょう。受け取る側の印象がチグハグになる恐れがありますので、注意して下さい。

Based on the information from you, we will discuss and let you know.
（頂いた情報に基いて（社内で）検討の上、ご連絡いたします。）

We hope to have a further negotiation with you on this matter.
（本件につき、更に（社として）交渉させていただきたいと存じます。）

We’d like to have a sample/the specification of the item you offered.
（ご提案いただいた品につき、（社内向けに）サンプル／仕様書をいただけますか。）

上記のように何かを依頼するとき、他に「We will/would appreciate if ～」という表現もよく使われます。
前述の例を使って言い換えてみましょう。

We would appreciate if you could send us a sample/the specification of the item you offered.

長文になる場合、同じ表現を何度も繰り返していると文章が単調になってしまいます。
それを避けるためには、同じ意味でも異なる表現を幾つか知っておくと役立ちます。適宜組み合わせて文章にリズムを出すようにします。

上で使った例文を、今度は「Could you～?」を使って言い換えてみましょう。

Could you send us a sample/the specification of the item you offered?

■文章の締めくくり

最近のビジネスメールでは、最後を「Regards,」「Best regards,」「Kind regards,」で締めくくったものが殆どとなっていますので、いずれかを使っておけば間違いないでしょう。
気持ちとしては、日本語で「よろしくお願いします」と記す感覚で使うとしっくりくると思います。

「よろしくおねがいします」の代わりに次のような文章で締めくくることも出来ます。

Please feel free to ask me/us if you have any questions.
（質問等ございましたら、お気軽にお尋ねください。）
Please let me/us know if I/we can be of further assistance to you.
（お力になれることがあればご連絡下さい。）
Please reply as soon as possible.
（出来るだけ早くご返答ください。）
Hope to hear from you soon.
（早々のご連絡をお待ちしております。）
Looking forward to your positive response.
（前向きなお返事を期待しております。）

また、何か困った出来事が発生したときにとても便利な締めくくりの表現が、「Please advise.」です。「（どうしたらよいか）ご指示ください」といった意味になります。「困った事態」をひと通り説明したあとに、「Please advise.」と結びます。

Thank you for the sample. However, it was already expired. Please advise.
（サンプルをお送りいただき、ありがとうございました。ただ、あいにく期限切れとなっていましたので、どうしたらいいかご指示いただけますか。）

文頭で触れた通り、ビジネスメールの特徴は簡潔明瞭な文章とかしこまった表現にあります。そしてまた、その点こそがビジネスメールの面白さでもあります。
プライベートメールで使う語彙とは趣きがちょっと違うかもしれませんが、表現の種類はそんなに多くありません。定型文体とそのアレンジがほとんどですので、慣れていくうちにいつの間にかリズムとパターンが身に付いてくるはずです。

多少、文が拙いとしても、誠意でカバー出来る範囲も少なくありません。メールに自信がなければ実際に会って解決出来ることもたくさんありますよね。あるいは、それこそ重要かもしれません。
とはいえ、仕事をしている限り避けて通れないビジネスメール。地道に取り組んでいけば着実に身につくことは間違いありません。